Theorien und Methoden für die neue Arbeitswelt:

Stille Stunde/Fokuszeit

Die stille Stunde oder Fokuszeit ist eine bestimmte Dauer an Zeit während des Tages, in der niemand im Team gestört wird. Kein Telefonat, Small Talk, Fragen von Kolleg*Innen oder Meetings. Gönnen Sie sich einfach eine Stunde Ruhe für konzentriertes Arbeiten. Leiten Sie das Telefon um, schalten Sie die Benachrichtigung über ankommende Mails aus, hängen Sie ein Schild an die Tür “Bitte Ruhe”. Besprechen Sie dies vorab mit den Kollegen und regeln Sie wer wann solch eine stille Zeit nimmt oder ob alle zur gleichen Zeit eine Fokuszeit nehmen.

Eat the frog first

Das Prinzip ist im Zeitmanagement inzwischen weit verbreitet und erfreut sich großer Beliebtheit. Das Eat the Frog Prinzip geht auf Brian Tracy zurück und beschäftigt sich mit all jenen Aufgaben, die Sie eigentlich lieber nicht erledigen wollen – und die Sie aus genau diesem Grund immer wieder aufschieben. Eat the Frog first! bedeutet: Das erste, was Sie an einem Tag erledigen und in Angriff nehmen, sollte die schlimmste, schwierigste und wichtigste Aufgabe sein, die auf Ihrer Liste steht.

Froschtage

Im Laufe der Zeit sammelt sich dann doch mal der ein oder andere Frosch an und unser schlechtes Gewissen meldet sich. Halten Sie mir Ihrem Team sogenannte Kröten- oder Froschtage ab. Das geht so:
Treffen Sie sich im Team, bringen Sie Ihre “Frösche” z.B. in Form eines Bildes oder als Text auf einer Moderationskarte mit, stellen Sie sich gegenseitig Ihre Frösche vor und hängen Sie im Anschluss die sogenannten Frösche an ein Board. (Eventuell kann ein anderes Teammitglied mit Ihrem Frosch besser und Sie können tauschen) Dann geht es an die Arbeit. Wer keinen Frosch hat, darf gerne unterstützend tätig sein. Am Ende der Froschzeit kommen wieder alle zusammen und erzählen sich, was sie geschafft haben.

Daily

Dailys sind ein Bestandteil von SCRUM. Beim Daily werden täglich Zwischenergebnisse präsentiert, nächste Schritte erläutert und Probleme angesprochen – und das in nicht mehr als 15 Minuten. Es findet im Stehen statt und dient dazu sich abzustimmen und über offene sowie erledigte Aufgaben zu informieren. Die Uhrzeit, Dauer und Ort sind fix, die Teilnahme ist verpflichtend. Es geht um Austausch, nicht um Rechenschaft.

Fragen im Daily sind:

• Was habe ich seit dem letzten Daily gemacht? (Fortschritt)
• Was plane ich, bis zum nächsten Daily zu tun? (anstehende Tätigkeiten)
• Was hat mich bei der Arbeit behindert? (mögliche Probleme)

Probleme/Diskussionsbedarf im Anschluss mit dem Betreffenden klären. Ziel ist es, dass jedes Projektmitarbeiter weiß, woran die anderen arbeiten.

Entscheidungen

Manches Mal ist es gut, Entscheidungen im Team zu treffen. Bevor es dazu kommt, werden oftmals Meinungen ausgetauscht, doch dabei geht es nicht immer effizient zu. Um diesen Prozess zu verbessern, können Redezeiten von z.B. 3 Minuten vereinbart werden. Nicht jede Person muss die 3 Minuten in Anspruch nehmen und bei wichtigen Themen können auch zwei bis drei Runden durchlaufen. Dann wird der Entscheidungsbedarf klar fomuliert und visualisiert.

Wenn der Vorschlag / die Vorschläge gemacht sind, werden alle Teilnehmer gefragt, ob es Verständnisfragen gibt. In einer meinungsbildenden Runde werden Reaktionen, Meinungen und Gefühle zu den Vorschlägen geäußert. Eventuell gibt es eine Finalrunde, jede Person kommt nacheinander zu Wort ohne unterbrochen zu werden.

Im Anschluss gibt jede anwesende Person durch Handzeichen den Grad seiner Zustimmung zur Lösung.

• 5 Finger = Zustimmung „Ich stimme voll und ganz zu.“
• 4 Finger = Weitest gehend geklärt „Ich habe genügend gehört – ist ok.“
• 3 Finger = Enthaltung „Ich schließe mich der Mehrheit an.“
• 2 Finger = offene Fragen „Ich kann noch nicht entscheiden – ich benötige noch Informationen zu …“
• 1 Finger = Veto „Ich habe einen schwerwiegenden Einwand. Wir können die Entscheidung erst treffen wenn…“

Ein Veto soll einen eventuell existenziellen Schaden für die Organisation oder das Team verhindern. Die blockierende Person ist verpflichtet, ihren Einwand zu begründen. Sie ist verpflichtet, bei der Beseitigung ihres Einwandes mitzuwirken.

Kundenstuhl

Lassen Sie im Meeting einfach einen Stuhl frei für Ihren Kunden. Auch wenn der Kunden nicht mit am Tisch sitzt (oder durch eine Person des eigenen Teams dargestellt wird), berücksichtigen Sie, dass Sie Ihre Diskussion auf den Kunden fokussieren.

• Was würde unser Kunde jetzt sagen, wenn er mit am Tisch säße?
• Ist unsere Diskussion relevant für den Kunden?
• Wie ist die Perspektive des Kunden, wie würde er diese Idee finden?
• Hätte der Kunde einen wirklichen Vorteil von unserer Idee?

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